Back-office Assistant / 事務アシスタント

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Condé Nast（コンデナスト）は、Vogue、The New Yorker、GQ、Glamour、AD、Vanity Fair、Wiredなど、多くの象徴的なブランドを擁するグローバルメディア企業です。同社の受賞歴あるコンテンツは、84百万人の読者にプリントで、デジタルでは367百万人、ソーシャルプラットフォームでは379百万人に届き、毎月10億以上のビデオ閲覧数を生み出しています。
当社は、ロンドンとニューヨークに本社を置き、中国、フランス、ドイツ、インド、イタリア、日本、メキシコとラテンアメリカ、ロシア、スペイン、台湾、イギリス、アメリカなど、世界32か国で事業を展開しています。また、世界中にローカルライセンスパートナー（提携）も有しています。

■コーポレートバリュー：Condé Code
Condé Codeは、当社がコーポレート・バリューとして掲げる私たちの持つべき価値観、規範です。
以下6つから成るCondé Codeを理解・共感し、Condé Nastの一員としてそれらを主体的に体現していくことが期待されます。
1. Champion All Voices　2. Be Curious　3. Focus On Tomorrow
4. Stay Inspired　5. Earn Trust　6. Work Together　

■募集ポジションについて
コンデナスト・ジャパンのLegalチームにて、書面に関する事務・管理業務をご担当いただきます。
他にはLegal Associate Counselが１名在籍し、そちらがレポーティングラインとなります。
事務作業が得意な方、安定的に働きたい方など歓迎いたします。

※配属は法務部となりますが法律の知識は不要です。
※英語について：高い英語力は求めませんが、業務上多少の使用に抵抗のない方、徐々に英語を交えた業務に慣れていきたい方等に適した使用頻度かと思われます。

Condé Nast is a global media company with many iconic brands such as Vogue, The New Yorker, GQ, Glamour, AD, Vanity Fair, and Wired. Its award-winning content reaches 84 million readers in print, 367 million readers digitally, and 379 million users on social platforms, generating over 1 billion video views monthly.

Headquartered in London and New York, Condé Nast operates in 32 countries worldwide, including China, France, Germany, India, Italy, Japan, Mexico, Latin America, Russia, Spain, Taiwan, the UK, and the US. It also has local licensed partners worldwide.

【Corporate Values: Condé Code】
Condé Code represents our corporate values and norms. Understanding and empathizing with the Condé Code, which consists of the following six principles, and actively embodying them as a member of Condé Nast, is expected:
1. Champion All Voices
2. Be Curious
3. Focus On Tomorrow
4. Stay Inspired
5. Earn Trust
6. Work Together

【Position Description】
You will be responsible for administrative and management tasks related to documentation within the Legal team at Condé Nast Japan. There is currently one Legal Associate Counsel on staff, who will be your reporting line. We welcome candidates who are proficient in office tasks and those seeking stable employment. Please note that while you will be assigned to the legal department, legal knowledge is not required.
Assigned under legal team but legal related experience or knowledge will not be particularly required.

**Regarding English proficiency** While advanced English proficiency is not required, we are seeking candidates who are comfortable with occasional use of English in tasks and are willing to gradually incorporate English into the work.

必須条件
・事務作業が得意な方、苦でない方
・Word使用可（修正履歴、コメント、図の挿入等）
・エクセル使用可（表の作成など。複雑な関数スキル等は不要）
・事務系のアシスタント経験
・書面作業の確認時等に各担当者とのやり取りが発生しますので、コミュニケーションが苦でないことが求められます
・配属は法務部となりますが、法律の知識は不要です

歓迎条件
・英語力：読み書きには抵抗がない方
　※扱う文書の中に英文もあります。またグローバルの管理システムへの英語での入力、英語でのリスト作成（内容は簡単なもの）などが発生する可能性はあります。会話は原則として必要ありませんが、将来的にはグローバルからの指示を受けることも考えられるので、簡単なコミュニケーションには対応できればbetterです。

Required qualifications:
- Experienced and proficiency in administrative tasks.
- Ability to use Word (including track changes, comments, and inserting graphics).
- Ability to use Excel (creating tables, etc. No need for complex function skills).
- Comfortable with communication, as there will be interactions with various stakeholders during document verification.
- Assigned to the legal department, but legal knowledge is not required.

Preferred qualifications:
- English proficiency: No resistance to reading and writing. *Some documents may be in English. Additionally, there may be tasks such as inputting data into global systems in English and creating lists in English with simple content. While conversation is not typically required, being able to handle simple communication could be beneficial as there might be future instructions from global entities.

■業務概要：
VOGUEやGQなどのオウンドメディアを持つ、当社にて事務アシスタント業務をお任せいたします。

■業務内容：
・捺印作業（電子サインまたはハンコの押印）
・書面のプリントアウトや製本、印紙の貼付
・社内システム上での事務作業（エクセル、他ツール）
・キャビネットやフォルダ内の書類の整理、管理
・書類のスキャン、PDF作成、フォルダ・ファイル作成
・部署からの問い合わせ（書面の有無や日付、期間などへの質問）対応
・その他文書リストの作成（上長より依頼）
・将来的にグローバルで導入する管理システムへの入力をお願いする可能性あり
・その他日々の雑務

繁忙期は2，3月、9月等でその時期は多少の残業が発生する可能性がございますが、基本的には定時で帰宅頂けます。
本社がアメリカにある関係上、英語の書類を確認頂く場合がございます。

■評価基準
・丁寧かつ正確な対応ができること
・期日内に対応できること
・手続きの遵守 また担当者にも遵守させること

Daily Tasks:
- Stamp work (electronic signature or stamping).
- Printing, binding, and affixing stamps to documents.
- Administrative tasks on the internal system.
- Organization and management of documents in cabinets.
- Scanning documents, creating PDFs, and creating folders/files.
- Organization and management of folders.
- Creation of Excel lists.
- Responding to inquiries from departments (regarding document availability, dates, periods, etc.).
- Creation of other document lists (upon request from superiors).
- Possibility of inputting data into the management system to be introduced globally in the future.
- Other daily miscellaneous tasks.

Evaluation Criteria:
- Ability to respond politely and accurately.
- Ability to respond within deadlines.
- Adherence to procedures and ensuring compliance by responsible parties.

不問
N/A

ABOUT CONDE NAST LEGAL & POLICY
The Conde Nast Legal & Policy team is led by the General Counsel and is led from our
International HQs in London and New York. Our team also comprises our Legal teams based
in our various markets around the world. We are also supported by a network of outside
counsel where necessary.

Our Purpose
The Purpose of the Conde Nast Legal team is to help our business, shareholder and colleagues:
1. Make more informed decisions;
2. Solve and prevent legal and business problems;
3. Conduct business in the right way (and prove that they have done so);
4. Protect their assets, brands and people
We achieve our Purpose by:
1. Providing advice and training
2. Resolving issues and disputes
3. Developing legal systems, processes, policies, documents and tools that enable proactive legal risk management
4. Creating and managing legal documents and record records
5. Tracking and monitoring the external legal and policy trends that will shape the Digital, Publishing and Luxury marketplace of the future.

法務＆ポリシーチームについて
総合顧問（General Counsel）をリーダーとして、ロンドンとニューヨークの国際本部にて統括されています。
また、世界各地に拠点を置く当社の法務チームも含まれます。必要に応じて、外部顧問のネットワークからのサポートもあります。

当社の目的
ビジネス、株主、社員がより的確な決定を下し、法的およびビジネスの問題を解決・予防し、正しい方法・証明をもってビジネスを行い、資産、ブランド、人々を保護することです。
この目的を達成するため、以下の手段を取っています。
1.アドバイスとトレーニングの提供
2.問題や紛争の解決
3.先制的な法的リスク管理を可能にする法的システム、プロセス、ポリシー、書類、ツールの開発
4.法的書類および記録の作成・管理
5.将来のデジタル、出版、高級品市場を形作る外部の法的および政策的なトレンドを追跡・モニタリングすること。

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勤務時間：9:30-18:00をベースとしたフレックス制　※コアタイム 11:00~15:30

・各種社会保険完備（雇用保険、労災保険、健康保険、厚生年金保険）
・【福利厚生】確定拠出年金制度(401k)／リフレッシュメント規定／ベビーシッター費用補助制度／東京広告業健保関連／年1回の健康診断または人間ドッグ、インフルエンザ予防接種の費用補助／社員割引／eラーニングシステム など
・【手当】交通費実費支給、在宅勤務手当
・【その他】駅からのアクセス良好(徒歩10分以内)、ハイブリッド勤務

完全週休2日（土日）、祝祭日、年末年始、年間有給休暇20日、慶弔休暇、他

Country / Region

Japan

Prefecture (State)

Tokyo

Location (Address)

〒150-0002 東京都渋谷区渋谷２丁目１１−８ 大菅ビルディング

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