Hospitality Venue Manager
Hp location Tokyo & 11 cities Hp suitcase マネジメント
574 | STH Japan株式会社 | 投稿 2018/08/02
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職務明細

Join STH Japan for your chance to create unforgettable memories and live a unique professional experience!

For the first time in the History, the Rugby World Cup is coming to Asia and more specifically to Japan.
This is a once-in-a-lifetime opportunity to be part of this renowned Tournament and work in an international and vibrant environment.

STH Japan is the leading provider of sports hospitality and premium spectator experiences in Japan.
We are the exclusive provider of sports hospitality for Rugby World Cup 2019™ and previously operated the official in-venue hospitality programme at the London 2012 Olympic Games.

STH Japan is a joint venture between JTB Corp. and STH Group. This business will establish a new spectating style at sporting events in Japan and contribute to the growth and development of the sports business market in Japan.

STH Japanが提供するコーポレートホスピタリティーでは、運営規定に基づいた、各スポーツホスピタリティーのイベント企画及び運営を行っております。
弊社のオペレーションチームは、ホスピタリティー会場で行われるイベントを管理する部門です。ベニューマネージャーには、各会場で行われるイベント運営のサポートをしていただきます。
STH JapanはSTHグループが保有するノウハウの提供を得て、国内においてスポーツホスピタリティーを定着させ新たな市場を開拓していきます。具体的にはラグビーワールドカップ2019™日本大会において6万名の取扱いを目指します。また、2012年にはロンドンオリンピック大会での会場内ホスピタリティーの運営実績もございます。 我々はスポーツホスピタリティー事業を将来におけるスポーツビジネスの柱として育てていきます。今後も様々なスポーツイベントにおけるスポーツホスピタリティー商品を開発し、それを軸にしたプロモーションを展開、その価値を発信していきます。詳しくは弊社のウェブサイトをご覧ください。
https://www.sthjapan.com/

スキル・資格

LANGUAGES SKILLS REQUIRED
• Japanese – fluent
• English - fluent
英語・日本語ともにビジネスレベル

EXPERIENCE REQUIRED
• 1-3 years experience within the Events, Hospitality or Tourism industry
• Experience in managing small teams and run trainings and briefings
• Experience in the Sport industry preferred but not essential
• Familiar with Hygiene & Safety policies and procedures

SKILLS REQUIRED
• Proficient in Microsoft Word, Excel, Powerpoint and Outlook
• Willingness to travel, to work weekends and extended hours
• Excellent people management skills and leadership
• Passionate about customer service
• Strong administrative and organisation skills
• Good inter-personal skills (team player) and outstanding communication skills
• Excellent time keeping and able to meet deadlines
• Able to work calmly under pressure
• Resourceful and solution driven – Troubleshooter
• Dedicated
• Meticulous – attention to detail
• Proactive and adaptable
An interest for Sports, including in particular rugby, would be desirable.

必須条件:
• イベント・ホスピタリティー・旅行会社関連のお仕事を1~3年経験されたことがある方。
• チームを率先してリード・指導した経験がある方。
• スポーツ産業でのお仕事を経験された方(必須ではありませんが、あれば大歓迎です)
• 安全衛生管理の基礎知識がある方。

その他の応募条件:
 Microsoft Word, Excel, Powerpoint と Outlookの基礎知識が備わっている方。
 日本各地に移動し、週末出勤及び長時間労働をすることが可能な方。
 マネージメントスキル・リーダーシップ力がある方。
 カスタマーサービスに興味がある方。
 管理能力があり、組織をまとめることに長けた方。
 チームプレーヤーでコミュニケーション能力がある方。
 タイムマネージメントスキルが備わっている方。
 どんな状況でも、冷静に業務をこなせる方。
 いかなる状況においても、問題解決能力を発揮できる方。
 仕事熱心な方。
 周りで起きている出来事に敏感で、気遣いができる方。
 常に前向きでどんな環境にも適応できる方。

業務内容

During the PLANNING PHASE(1st-20th of September), the Venue Manager will:
• Undertake training with STH Japan to gain an understanding of the vision and values for the RWC hospitality programme
• Familiarise him/herself with the venue and hospitality programme
• Plan and execute venue operation installation days (bump-in days)
• Assist STH Japan contractors load-in operations
• Plan and execute venue storage management solutions
• Assist with venue readiness and anticipate any potential issue
• Finalise Operations Manual and Customer Service/Hosts manuals
• Collaborate with STH Japan suppliers and manage staff briefings
• Prepare and conduct the induction day for contractors’ workforce
• Finalise and present the Orientation Training to Hosting Staff team
• Ensure venue evacuation plan and other venue Hygiene & Safety procedures are in place
• Verify that the venue is cleaned and prepared to the high standard expected for a corporate hospitality environment

During the PRE-EVENT PHASE (set-up days), the Venue Manager will:
• Sign in and manage the Hosting Staff team
• Prepare and conduct pre-event briefings to the venue team
• Be present at all required briefings prior to service commencing
• Meet the Guest Speaker and Master of Ceremonies (as applicable) and ensure they have received the briefing and are away of the event run sheets and key timings
• Ensure all special requirements have been communicated and addressed
• Check table identification and confirm final guest numbers with STH Japan Operations Manager
• Ensure all menu collateral and programs are laid correctly at all tables
• Conduct checklist inspections and remedy outstanding actions
• Ensure cloakroom is fully setup to welcome a high volume of guests
• Ensure knowledge of match day schedule, entertainment programme, and match timings

During the EVENT PHASE (match days), the Venue Manager will:
• Monitor and support Hosting Staff to ensure outstanding services delivery and guest experience
• Ensure smooth operation of all reception, cloakrooms and information desks and act to minimise any queues
• Manage dispersal of resource where appropriate to ensure an outstanding guest experience
• Assist in rectifying ticketing and hospitality pass issues with ticketing and client services team
• Monitor catering to ensure agreed standards of service and timing is upheld throughout programme
• Verify that the venue is cleaned and returned back to the agreed standards for half-time period
• Ensure post-match ingress and hospitality is as smooth as pre-match operations
• Make sure venue egress is run smoothly with cloakrooms well setup and resourced
• Ensure post-match clear down is carried out to agreed standards

OVERALL, throughout the entire Tournament operational period, the Venue Manager will:
• Manage and resolve issues in a timely manner
• Represent STH Japan at Venue Meetings with JR2019
• Complete a post event report after each match and debrief with STH Japan Operations Managers
• Manage the venue team and staff welfare
• Build and maintain positive relationships with STH Japan contracted suppliers

プランニング期間のお仕事(研修期間 9月1日~9月20日)
ベニューマネージャーは…
 STHジャパンで研修を行い、ラグビーワールドカップ・ホスピタリティープログラムに向けた弊社の理念とビジョンを理解、共有します。
 ホスピタリティー会場・プログラムに関する知識を習得します。
 会場での作業開始日を決定します。
 STH ジャパン契約業者の機材運びや準備工程の補助が発生します。
 会場で使用される倉庫の管理をします。
 他の現場スタッフと連携し、イベント会場の準備・最終チェックをします。
 オペレーション・マニュアルとカスタマー/ホスト・マニュアル作成をします。
 STHジャパンのサプライヤーと連携し、定期的に報告会議を行います。
 STHジャパン契約業者の作業開始日に向けた準備をします。
 ホスティングスタッフ新人研修プログラムの準備・運営を担当します。
 災害時の避難誘導計画書及び安全・衛生管理マニュアルを作成します。
 会場の衛生管理を徹底し、名誉ある大会にふさわしい、最上のホスピタリティーと、サービスを
提供できるお客様にとって快適な空間を作っていただきます。

セットアップ期間のお仕事:
ベニューマネージャーは…
 配属されたホスティングスタッフの出退勤を管理し、指示を与え、全体をリードします。
 ベニューチームとイベントの打ち合わせを行います。
 イベント前の打ち合わせ・報告会には必ず出席していただきます。
 ゲストスピーカー・司会者と打ち合わせをし、イベントスケジュールや内容を入念に確認します。
 イベントに関する特別なリクエストを現場スタッフ全員に伝え、実行可能かを確認します。
 テーブル席の数とお客様の人数の最終チェックをSTH ジャパンのオペレーションマネージャーと
共に行います。
 各テーブルに、イベント当日の正しいメニュー・プログラムが配置されていることを確認します。
 各イベント項目をまとめ、チェックリストを作成し確認します。
 多くのお客様がご利用になるクロークルームの最終チェックを行います。
 試合当日のスケジュール及びプログラムをすべて把握します。

イベント開催中のお仕事:
ベニューマネージャーは…
 ホスティングスタッフを全面的にサポートし、お客様にご満足していただけるサービスを提供
します。
 受付、クロークルーム、インフォメーションデスクと連携し、どんな出来事にも円滑に対応して
いただきます。
 ホスピタリティーで使用される配布物をお客様全員に配り、快適なお時間を提供していただき
ます。
 チケットやホスピタリティーパスに関するトラブルが発生した場合、チケッティング・クライ
アントサービスチームと連携し、問題を解決します。
 ケータリング作業に目を配り、運営規定に基づいたサービスを提供しているか、確認します。
 ハーフタイムに入る前に会場が清潔に保たれているか、こまめにチェックします。
 試合後のホスピタリティーも試合前同様に、円滑にプロセスが進むよう事前に準備をします。
 お客様を出入り口まで円滑にエスコートするために、クロークルームでの混雑を未然に防ぐ
ための打ち合わせをします。
 イベント終了後の片づけを運営規定に基づいた手段で行います。

ベニューマネージャーに求められる総合的なお仕事:
 想定外の事態が発生した場合に問題解決に取り組んでいただきます。
 JR2019と行うSTHジャパンのベニューミーティングに参加していただきます。
 試合終了後に報告書を作成し、STHジャパンのオペレーションマネージャーに提出・報告します。
 会場に配属されたスタッフ達のタスクを管理します。
 STHジャパンの契約サプライヤーたちと良好な関係を保ち続けるよう、努力していただきます。

その他

CONTRACT DURATION
1 September 2019 – 8 November 2019 (flexible)

LOCATION
Tokyo, Yokohama, Shizuoka, Toyota, Kobe, Osaka, Oita, Kumagaya, Sapporo, Kamaishi, Kumamoto and Fukuoka

KEY RELATIONSHIPS
• Reports to: STH Japan Operations Managers.
• Internal Stakeholders: STH Japan Customer Relations, STH Japan Ticketing.
• Management and direct collaboration with: Room Managers, Team Leaders, Hosts/Hostesses, Catering Manager, Security Manager, Cleaner Manager, Guest Speakers/MC.
• External stakeholders: Japan Rugby 2019 Organising Committee (JR2019), STH Japan Suppliers, Local Governmental Representatives and STH Japan Guests.

期間:2019年9月1日~2019年11月8日

勤務地:2019ラグビーワールドカップが行われる, 各会場周辺の地域
(東京、横浜、静岡、豊田、神戸、大阪、大分、熊谷、札幌、釜石、熊本、福岡など

重要な関りのある部署:
• 報告するべき担当者: STH ジャパンオペレーションマネージャー
• 社内の部門: STH ジャパン カスタマー・リレーションズ, STH ジャパン チケッティング
• 管理を任される各スタッフ:ルームマネージャー、チームリーダー、ホスト/ホステス、ケータリング
マネージャー、セキュリティーマネージャー、清掃業マネージャー、ゲストスピーカー/MC
• 社外の関係各社: 公益財団法人ラグビーワールドカップ2019組織委員会(JR2019)、STH ジャパン
サプライヤー、地方自治体の代表、STH ジャパンのゲスト等



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