Executive Assistant

Japan, Tokyo Hybrid (remote + office) Administrative Support & Operations, Content Writer / Copywriter, Media Relations / Publicity, Secretary / Personal Assistant (PA) Full-Time

Condé Nast is a global media company, home to iconic brands including Vogue, The New Yorker, GQ, Glamour, AD, Vanity Fair and Wired, among many others. The company's award-winning content reaches 84 million consumers in print, 367 million in digital and 379 million across social platforms, and generates more than 1 billion video views each month.
The company is headquartered in London and New York, and operates in 32 markets worldwide, including China, France, Germany, India, Italy, Japan, Mexico & Latin America, Russia, Spain, Taiwan, the U.K. and the U.S., with local license partners across the globe.

当社は、出版、デジタル、ビデオ、SNSなど多様なプラットフォームを通じ、世界32の地域・10億人以上の消費者にカルチャー、ラグジュアリー、セレブリティなど幅広いジャンルのコンテンツを届けるグローバルメディアカンパニーです。
日本ではVOGUE, GQ, WIREDの3ブランドを展開しており、グローバルではVanity Fair, The New Yorker, Condé Nast Traveler, Bon Appétitなど多数の媒体を展開しています。ブランドを通じて多様なカルチャーにポジティブな影響を与え、社会をよりよくすることを目指し、情熱をもって一緒に働いていただける方を募集しています。

Condé Codeは、Condé Nastがコーポレート・バリューとして掲げる私たちの持つべき価値観、規範です。以下6つから成るCondé Codeを理解・共感し、Condé Nastの一員としてそれらを主体的に体現していくことが求められます。
1. Champion All Voices
2. Be Curious
3. Focus On Tomorrow
4. Stay Inspired
5. Earn Trust
6. Work Together

- English and Japanese at a Bilingual level.
- Relevant experience in a similar role supporting at a senior level 
- Experience of extension diary and travel management including visas, scheduling and complex itineraries 
- Extremely organized with exception time management skills and able to prioritize efficiently
- Able to build rapport with stakeholders at all levels 
- Excellent written and verbal communications. Ability to create basic presentations and spreadsheets.
- Highly confidential and discreet on all matters
- A friendly, personable, productive and patient manner 
- Self-driven and motivated, with an ability to show initiative in all situations and the ability to take responsibility for actions
- Knowledge of Office/GSuite/Google Calendar would be an advantage

英語および日本語でのバイリンガルレベルの能力
シニアレベルの役職者をサポートする類似ポジションでの関連経験
ビザ手配、スケジュール調整、複雑な旅程管理を含むエグゼクティブのスケジュールおよび出張管理の経験
整理整頓が得意で、優れた時間管理能力を持ち、効率的に優先順位をつけられること
あらゆるレベルのステークホルダーと良好な関係を構築できること
優れた文章力および口頭でのコミュニケーション能力。基本的なプレゼンテーション資料やスプレッドシートを作成できること
すべての事項において高い守秘義務意識と慎重さを持って対応できること
親しみやすく、協調的で、生産性が高く、忍耐強い姿勢
自発的かつ意欲的で、あらゆる状況において主体性を発揮し、自身の行動に責任を持てること
Office／GSuite／Googleカレンダーの知識があれば尚可

The Role
We are looking for an Personal Assistant (PA) to support the Managing Director of Japan and members of our Local Leadership Team. Based in our Japan office, you will be responsible for providing professional pro-active and confidential support on a day-to-day basis. Liaising with internal and external stakeholders you will become a key member of the Leadership Team. The ideal candidate will have extensive experience of providing administrative support at a director/senior level. You will be able to act autonomously and use your initiative to prioritize workload with ever changing needs. Exceptional organizational skills and a keen eye for detail are a must, along with a can-do attitude, willingness to learn and calm/level headed manner.

Responsibilities
- Extensive diary management including coordinating and setting up internal and external engagements 
- Help manage logistics for meetings including booking meeting rooms, providing remote conference details, IT set up, catering etc.
- Acting as a first point of contact on behalf of your directors, fielding and responding to queries and dealing with day-to-day requests
- Support with travel arrangements and travel itineraries including booking of hotels, transport, visa applications, currency etc. 
- Inbox management where required 
- Responsible for business finances including filling out corporate card expenses forms and expense claim management
- Assist with monthly reports, presentations, and other Ad Hoc tasks that arise 
- Build key relationships within Condé Nast headquarters and offices globally
- Taking minutes and building action trackers for relevant meetings 
- Supporting members of the Global Leadership team when visiting Japan offices. 
- Perform any other PA related duties or projects as requested 
- Keeping the department documentation up to date (e.g. team shared drives, org charts etc)
- Help organize department internal meetings and events
- Involvement in PA meetings and ensuring strong relationships are built on a global scale

コンデナスト・ジャパンのマネージング・ディレクターおよびローカル・リーダーシップチームのメンバーをサポートするパーソナルアシスタント（PA）を募集しています。勤務地は日本オフィスとなり、日々の業務において、プロフェッショナルかつ主体的で、守秘義務を徹底したサポートを提供していただきます。
社内外のステークホルダーと連携しながら、リーダーシップチームの重要な一員としてご活躍いただきます。理想的な候補者は、ディレクター／シニアレベルの役職者に対する管理業務サポートの豊富な経験を有している方です。
常に変化する業務ニーズに応じて、自律的に行動し、主体性を持って業務の優先順位を判断できることが求められます。卓越した調整力・管理能力と細部への高い注意力は必須条件です。また、前向きな姿勢、学ぶ意欲、そして冷静で落ち着いた対応力も重要です。

職務内容
-社内外のアポイントメントの調整・設定を含む、広範なスケジュール管理
-会議室予約、オンライン会議情報の手配、IT設定、ケータリング手配など、会議運営に関わるロジスティクス管理
-担当ディレクターの窓口としての一次対応（問い合わせ対応や日常的な依頼への対応）
-ホテル・交通手段の予約、ビザ申請、外貨手配などを含む出張手配および旅程管理のサポート
-必要に応じたメールボックス管理
-法人カード精算書の作成や経費精算管理など、ビジネス関連の財務業務対応
-月次レポートやプレゼン資料作成のサポート、および随時発生するアドホック業務への対応
-本社およびグローバル各拠点との重要な関係構築
-会議の議事録作成およびアクショントラッカーの作成
-グローバル・リーダーシップチームが日本オフィスを訪問する際のサポート
-その他、依頼に応じたPA関連業務やプロジェクト対応
-部署関連ドキュメントの最新化（チーム共有ドライブ、組織図などの管理）
-部署内ミーティングやイベントの企画・運営サポート
-グローバル規模での強固な関係構築を目的としたPAミーティングへの参加

N/A

9:30〜18:00をベースとする　※勤務形態により異なります

【各種社会保険】雇用保険、労災保険、健康保険、厚生年金保険
【福利厚生】退職金制度、ベビーシッター費用補助制度、家賃補助制度（年収制限あり）
【手当】定期券代支給、在宅勤務手当
【その他】コミッション(営業職)、年間有給休暇20日、特別休暇、ハイブリッド勤務

完全週休2日（土日）、祝祭日、年末年始、有給休暇最大20日

Hybrid (remote + office)

Country / Region

Japan

Prefecture (State)

Tokyo