People Operations Specialist

日本, 東京都 人事 / 採用 正社員

Business Summary
Condé Nast is a global media company, home to iconic brands including Vogue, The New Yorker, GQ, Glamour, AD, Vanity Fair and Wired, among many others. The company's award-winning content reaches 84 million consumers in print, 367 million in digital and 379 million across social platforms, and generates more than 1 billion video views each month.
The company is headquartered in London and New York, and operates in 32 markets worldwide, including China, France, Germany, India, Italy, Japan, Mexico & Latin America, Russia, Spain, Taiwan, the U.K. and the U.S., with local license partners across the globe.

コーポレートバリュー：Condé Code
Condé Codeは、当社がコーポレート・バリューとして掲げる私たちの持つべき価値観、規範です。
以下6つから成るCondé Codeを理解・共感し、Condé Nastの一員としてそれらを主体的に体現していくことが求められます。
1. Champion All Voices　2. Be Curious　3. Focus On Tomorrow
4. Stay Inspired　5. Earn Trust　6. Work Together　

Desired Skills and Qualifications:
-Minimum 5 years Payroll experience, including preferably in-house Payroll experience
-Solid knowledge of Employment Law, Tax, and Benefits
-Basic knowledge of HRIS and Attendance Management System
-Preferred certification of Occupational Health and Safety

Competency:
-Excellent written and verbal communication skills in both Japanese and English language
-Highly motivated self-starter with the ability to work with minimal guidance or direct supervision
-Collaborative mindset and ability to navigate multiple stakeholders and work in a globally matrixed environment
-Process and detail oriented, including strong organization, time management and prioritization skills
-Ability to multi-task and work well under time constraint

応募要件
・最低5年の給与計算業務経験（インハウスでの給与計算経験があれば尚可）
・雇用法、税金、福利厚生に関する確かな知識
・HRISおよび勤怠管理システムの基礎知識
・衛生管理者資格保有尚可

求められるコンピテンシー/行動特性：
・日本語と英語の両方で優れた書面および口頭でのコミュニケーション能力
・高いモチベーションを持ち、自発的に行動し、最低限の指導や直接的な監督で働ける能力
・協力的な姿勢と、複数の関係者と連携しグローバルなマトリックス環境で働く能力
・プロセスや細部に対する注意力があり、優れた組織力、時間管理、および優先順位付けのスキル
・複数の業務を同時にこなし、時間制約のある環境でも良好に働ける能力

The People Operations Specialist will support Conde Nast Japan as it relates to a full scope of people related operations to help drive business results at one of the top media related organizations, through securing the right processes to ensure Conde Nast Japan is compliant to any local regulations and build a trusted organization for the employees. The HR Operations Specialist acts as a backbone of the organizations so that Conde Nast Japan has a solid People-related infrastructure. This role requires active promotion and change of mindset of our employees to be compliant; therefore, a deep knowledge of internal/external regulations is required as well as a positive and proactive attitude to promote the right mindset.

Key Responsibilities:
-On-boarding / Off-boarding: Obtain the necessary information and documents to on/off-board an employee, update the internal systems such as Workday and Attendance system, and liaise with Social Labor Consultant Office.
-Attendance Tracking: Mandate all employees report their working hours and holidays and close the monthly record at the end of the month to be correctly reflected on the following month’s payroll information.
-Payroll & Benefits: Gather every necessary information to be accurately reflected on each employee’s monthly salary payment, allowances, incentives, and benefits and liaise with Payroll vendor and Accounting vendor for the payment is accurately made to every employee.
-Employee Regulations, Employment Contract & Labor-Management Agreement: Ensure the internal regulations and contracts are up to date and in compliance with local employment laws and revise and share them with employees for transparency.
-Health & Safety: Conduct a monthly H&S Committee, organize consultations and office visits of Corporate Doctor, and promote H&S mindset with leaders and employees.
-Other HR initiative, projects, and operational tasks: Support People Director and People team with the implementation of effective process, flow, and infrastructure including a new HRIS. Work with the Leadership team to review and implement new Employee Benefits.

ピープルオペレーションスペシャリストは、コンデナストジャパンを支える組織の基盤として、人事関連のオペレーション全般をサポートし、ビジネス成果を促進します。この役割では、コンデナストジャパンが現地の規制を遵守し、社員に信頼される組織を構築できるよう、適切なプロセスを確立することが求められます。HRオペレーションスペシャリストは、同社における人事基盤の要となる役割を果たし、社員が規則を遵守するためのマインドセットの積極的な推進と変革が求められます。そのため、内部・外部の規制に関する深い知識と、適切なマインドセットを促進するための前向きで積極的な姿勢が必要です。

日々の業務
・オンボーディング／オフボーディング：従業員の入退社に必要な情報および書類の取得、Workdayや勤怠システムなどの内部システムの更新、社会保険労務士事務所との連携など。
・勤怠管理：全従業員に勤務時間や休暇の報告を義務付け、月末に月次記録を締め、翌月の給与情報に正しく反映されるようにする。
・給与・福利厚生：各従業員の月次給与支払額、手当、インセンティブ、福利厚生に必要なすべての情報を収集し、給与ベンダーおよび会計ベンダーと連携して、正確な支払いが行われるようにする。
・従業員規則,雇用契約および労使協定：内部規則や契約が最新であること、また現地の労働法に準拠していることを確認し、透明性を保つために従業員と共有する。
・健康と安全：毎月の健康・安全委員会を開催し、産業医による相談やオフィス訪問を手配し、リーダーおよび従業員に健康・安全の意識を促進する。
・その他のHRイニシアチブ、プロジェクト、業務タスク：People DirectorおよびHRチームを支援し、新しいHRISを含む効果的なプロセス、フロー、インフラの導入を行う。またはリーダーシップチームと協力し、新たな従業員福利厚生の見直しおよび導入を行う。

Bachelor’s degree or above in Human Resources, Business Administration, or related field.
学士号

9:30~18:00をベースとしたフレックスタイム制（コアタイム 11:00~15:30）

【各種社会保険】雇用保険、労災保険、健康保険、厚生年金保険
【福利厚生】退職金制度、ベビーシッター費用補助制度、家賃補助制度（年収制限あり）、社員割引、健康診断や予防接種の費用補助、リフレッシュメント規定 など
【手当】定期券代支給、在宅勤務手当
【その他】ハイブリッド勤務

完全週休2日（土日）、祝祭日、年末年始、有給休暇20日

国 / 地域

日本

都道府県

東京都

勤務地（住所）

〒150-0002 東京都渋谷区渋谷２丁目１１−８ 大菅ビルディング