Executive Assistant & Office Manager

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NAOS JAPAN（ナオス ジャパン）は、フランス・エクサンプロバンス発のスキンケア企業で、「BIODERMA（ビオデルマ）」と「ESTHEDERM（エステダム）」の2ブランドを日本で展開しています。

私たちは、医師や肌の専門家、患者、小売業者、消費者など地域のステークホルダーと連携し、NAOS独自のエコバイオロジーの理念とCareFirstムーブメントを広めることを目指しています。この取り組みは、持続可能で収益性の高いビジネスモデルの構築につながり、カスタマージャーニーの中で顧客の期待や幸福を反映したブランドやサービスの選択肢を提供します。
NAOS社は、ブランドやその使命を超えて、独自性と価値創造を追求し、国際的に認められる企業を目指しています。
NAOSはフランスで薬剤師・生物学者のジャン＝ノエル・トレルにより創業され、現在は100か国以上で3,400人のNAOSianが働いています。
設計・製造拠点はエクス＝アン＝プロヴァンスに1か所です。生物学をイノベーションの中心に据えることで、従来の化粧品業界の常識にとらわれず、創業当初から際立った存在感を発揮してきました。

このたび急成長中のNAOS JAPANで、Executive Assistant ＆Office Manager を募集します。
日本支社長、リーダーシップチーム（マーケティング、営業、財務、人事、薬事等）、MIAPACリージョン支社、フランス本社（エグゼクティブアシスタントコミュニティ、出張／経費関連チーム等）、および社外のビル管理会社・オーナー、IT／通信／オフィス関連ベンダー、旅行会社・ホテル、官公庁・大使館（ビザ等）、重要来客・取引先など幅広い方々と協働し、更なる発展へと貢献していただきたく思います。
急成長を続ける弊社にて、一丸となって同じ目標に向かい働いて下さる、モチベーションの高い方からのご応募を是非お待ちしております。

【求めるソフトスキル・マインドセット】
私たちは「利他主義（Altruism）」を掲げる組織です。自然と「生命（いのち）」を活動の中心に置くことができ、業務の成果と同じくらい、そこに至るまでの「プロセス（流儀）」を大切にできる方を求めています。

具体的には、以下のような方を求めています：
・高い要求水準と深い思いやり（Care × Performance）
結果に対して高い基準を持ちながら、周囲への優しさや敬意、細やかな配慮を忘れない方。
・誠実さと勇気（Bring your convictions）
自分の信念を持ち、真実を語ることを恐れず、現状に対して建設的な提案や挑戦ができる方。
・パーパス（目的）主導（Bring your convictions）
KPIなどの数値目標だけでなく、自分の仕事が人や生命に与える「影響」にやりがいを感じられる方。
・好奇心と起業家精神（Dare to develop）
自ら主体的に動き、試し、学び、許可を待つのではなく自らの力で物事を前に進められる方。
・柔軟性とレジリエンス（Dare to develop）
不透明な状況でも成長マインドセットを持って立ち回り、困難に直面しても建設的に立ち直れる方。
・対人スキルと協調性（Cultivate the human link）
周囲と速やかに信頼関係を築き、真摯に耳を傾け、チーム全体の力を引き出せる方。

あわせて、以下のような資質をお持ちの方を歓迎します：
・強い奉仕の精神：同僚、顧客、そして医療従事者（HCP）のニーズを第一に考え、誠実かつ確実にサポートできること
・的確な判断力と誠実さ：状況に応じた機密情報の厳重な取り扱いと、高いプロフェッショナリズム
・明快で率直なコミュニケーション：考えをシンプルに伝え、相手を尊重した柔軟な伝え方ができること
・学習とフィードバックを受け入れる姿勢：他者からの意見を歓迎し、内省し、速やかに行動へ移せること
・プレッシャー下での冷静さ：多忙な状況でも冷静さを保ち、真に価値を生む仕事にフォーカスできること
・優れた対人・異文化適応能力：部門や役職、文化の壁を超えて信頼関係を築けること

【必要な経験・スキル】
・外資系企業や海外拠点における、役員・MDレベルの秘書（EA）実務経験
・日本国内におけるオフィス管理・総務（ファシリティ、ベンダー、BCP、衛生安全、移転等）の実務経験
・上記、EAおよび総務としての実務経験（目安：合計5年以上）
・リージョン/グローバル本社、および外部委託先（法務・旅行会社等）との高い調整能力
・社内イベントの企画運営、および役員来日時の異文化ホスピタリティ対応の経験
・ビジネスレベルの英語力（読み書き・会話・社内通訳）およびネイティブレベルの日本語力（正しい敬語）
・Microsoft 365（Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word等）を問題なく使いこなせるITスキル

【歓迎する経験・業界（Nice to have）】
・美容、スキンケア、皮膚科学化粧品、製薬、ラグジュアリー、コンシューマーヘルス領域での経験
・財団所有企業や、パーパス・ドリブン（Purpose-driven）企業での経験

日本支社長（外国籍）の専属秘書（EA）業務、および日本オフィスの総務・ファシリティ管理（Office Manager）業務を兼任し、円滑な組織運営を支えるポジションです。国内外のステークホルダーと連携し、機密情報を厳重に管理しながら、業務改善や職場環境の最適化を推進します。

【主な職務内容】
■ エグゼクティブ・アシスタント（EA）業務
・複数タイムゾーンにわたる日本支社長のスケジュール管理、会議の優先順位付け、アジェンダ調整
・国内外出張の手配（フライト・宿泊・ビザ取得・複雑な旅程作成）および経費精算
・社長発信メール等の作成、ビジネスレベルの日英翻訳、会議用資料の作成サポート

■ オフィスマネジメント＆ファシリティ業務
・オフィス運営（賃貸契約窓口、ビル管理対応、衛生・安全管理、清掃・備品管理、会議室運用）
・社内ITトラブル発生時の一次窓口および専門部署・ベンダーへの連携調整
・グローバルブランド基準やウェルビーイング基準に沿った、快適なオフィス環境の構築
・BCP（事業継続計画）に基づく災害・緊急時の対応、およびオフィスファシリティの安全管理

■ 総務・財務・人事サポート
・購買・予算管理（発注書作成、オフィス予算の管理、請求書処理、社長/リーダー層の経費精算）
・人事と連携した新入社員のオンボーディング手配（座席、アカウント、ウェルカムキット、バディ設定等）
・社内アナウンスの配信、チーム運営および社内コミュニケーションのサポート

■ イベント管理＆来客・VIP対応
・社内イベント（会議、オフサイト、年末イベント等）の企画・ロジスティクス全般
・本社やリージョンからの訪問者、重要取引先、医療関係者の来客対応（アジェンダ作成、手配、通訳支援）

■ ガバナンス＆業務改善
・人事、法務、経営に関わる最高機密情報の厳重な取り扱い
・日本チーム、地域（リージョン）、本社間のハブとしてのクロスファンクショナルな連携・調整
・日常業務の効率化・簡素化を推進する小規模な業務改善の企画・実行

NAOSでは、単なる業務内容の一覧ではなく、思いやりがありながらも高い基準を求める環境の中で、多様なミッションに挑戦する機会があります。その環境では、自分らしくある自由と、真実を語る責任の両方が大切にされています。なぜならNAOSでは「何を成すか」よりも、「どう向き合い行動するのか」を重視しているからです。

また、私たちのビジネスモデル自体も、新しい道を切り拓くものです。NAOSは非営利財団によって保有されており、短期的利益ではなく、長期的視点と「人、そしてそれを取り巻くすべての生命」のために存在しています。これからも私たちは、他社が踏み込まない領域へ、人を中心に据えた強いアプローチで挑み続けます。そしてあなたが成長し、自身の才能を最大限に発揮できる場を提供します。

学士相当。秘書／事務／ホスピタリティ領域のバックグラウンド歓迎

応募書類：履歴書・職務経歴書（和文・英文が必要）

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9:00-17:30 (1時間の昼休憩含む）※就業開始は予定に合わせ8時～10時で調整可能。7.5H勤務/日
週1回のリモートワークあり

賞与（年１回）
社会保険完備
ランチ補助
従業員割引制度

土日祝日
有給休暇（入社当日より付与）
特別休暇：　病気休暇、夏季休暇 、年末年始休暇 、バースデー休暇、慶弔休暇

ハイブリッド (出社＋在宅)

国 / 地域

日本

都道府県

東京都

勤務地（住所）

千代田区

神田神保町2-40-5

東久ビル5F

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NAOS社は、薬学博士であり生物学者であるジャン＝ノエル・トレルによってフランスに設立されました。同社は現在世界100か国以上で展開しており、過去5年間で年間20％の高い成長率を遂げています。そしてその製品はフランスのエクサンプロヴァンスで、工場と最先端の研究センターがあるNAOS Les Laboratoiresで開発および製造されています。NAOSの目指すところは、ブランドの認知度やミッションを超え、その独創的かつ価値創造的なアプローチによって国際的に認められる企業になることです。 NAOSは、バイオロジー（生物学）をNAOSの革新の中心に置くことで、世の中の主流化粧品の流れとは一線を画し、際立ってきました。
NAOSの共通するフィロソフィーは,エコバイオロジー（生物・生態系）です。 このアプローチに則り、80もの有効な特許が開発されてきました。肌を環境と相互作用する生態系として捉え、単に肌をただ治すよりも、その環境下で生きることを皮膚に教えるべきと考えております。この前向きなアプローチは、生物学を活用して、肌の健康と美しさを持続的に守り、また改善を目指しております。また生態系を肌、人、そして地球との相互作用を真に尊重する義務として考えています。
NAOSは生命にインスピレーションを受け、その心によって動かされています。

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